Hoe kan de wijkverpleging meer doen met meldingen?

Belangrijk is een veilige meld- en aanspreekcultuur en een goede ondersteuning om te melden vanuit de zorgaanbieder. 

Tijdens de gesprekken hebben we gevraagd wat zorgverleners stimuleert om intern te melden. De factoren die daarop van invloed zijn:

Veilige meldcultuur

Leren en verbeteren door meldingen kan alleen als er sprake is van een veilige meldcultuur. Dat is een cultuur waarin ruimte is om elkaar aan te spreken. Zorgverleners vinden het moeilijk collega’s aan te spreken. Ook vinden ze het erg om fouten te maken. Daarom is het belangrijk dat teams open met elkaar kunnen spreken. Dit betekent laagdrempelig overleg met collega’s en een aanspreekpersoon voor zorgverleners die dicht op de praktijk staat. 

Goed meldsysteem

Een goed werkend meldsysteem bevordert het melden. Dat betekent dat het duidelijk is voor zorgverleners wat ze moeten melden en hoe ze dat moeten doen. Ook dat zorgverleners tijd en ruimte krijgen om te melden en om meldingen met elkaar te bespreken. Zorgverleners hebben behoefte aan een terugkoppeling van wat er met hun melding gebeurt en welke verbeteracties daaruit volgen. Dan voelt melden als zinvol.

Stimulerende rol bestuur en management 

Voor zorgverleners werkt het helpend als bestuur en management uitdragen dat intern melden belangrijk is. Dat betekent dat zij complimenten krijgen als ze melden in plaats van het gevoel hebben iets fout te hebben gedaan. Een goede aansturing van zorgverleners is hierbij belangrijk. In de gesprekken komt naar voren dat zorgverleners zonder goede aansturing niet snel zullen melden.  

Zo min mogelijk tijd en energie 

Belemmerende factoren voor het intern melden zijn onder andere onduidelijkheid over wat gemeld moet worden, administratieve lasten en een gebrek aan tijd. Voor zorgverleners gaat de zorg voor cliënten altijd voor. Daarom moet melden hen zo weinig mogelijk tijd en energie kosten. 
 

Goede aansturing 
Zorgverleners vertellen dat een goede aansturing vanuit de organisatie bij het melden noodzakelijk is. Dat iemand erop let of je wel of niet intern meldt en het melden stimuleert. Als je het alleen aan zorgverleners overlaat wordt er minder gemeld.

Vraag het de wijkverpleegkundige 
Zorgverleners vertellen dat ze veel hebben aan de wijkverpleegkundigen. Die zijn in de organisatie altijd laagdrempelig bereikbaar voor vragen. Als ze twijfel hebben over wel of niet melden, overleggen ze met hen.

Bespreken zorg aan cliënten met collega
Zorgverleners vertellen dat het prettig voor ze is als er iemand op kantoor is als ze terugkomen van de zorgroute. Zodat ze de zorg voor cliënten met elkaar kunnen bespreken. Vanwege het solistisch werken in de wijkverpleging is dat extra belangrijk. Dan zullen ze eerder intern melden. 
 

Kwaliteit van zorg neemt toe door melden

Zorgaanbieders en zorgverleners ervaren over het algemeen dat het intern melden van incidenten een positieve invloed heeft op de kwaliteit van de zorg. Het moedigt aan om na te denken over mogelijke oorzaken, risico’s en oplossingen voor de toekomst. Wanneer zorgverleners een duidelijke verbetering van de zorg terugzien door hun melding, geeft dat hen voldoening.

Meldingen bespreken met elkaar en als team

Op cliëntniveau kunnen meldingen leiden tot aanpassingen in de zorg voor een cliënt. Zorgverleners leren door over meldingen te spreken met elkaar en als team. Door meldingen met elkaar te bespreken zoeken ze samen naar oplossingen om zoiets een volgende keer te voorkomen. Reflectie en intervisie kunnen hierbij helpen. Een interne melding kan ook aanleiding zijn om goede voorbeelden met elkaar delen. 

Melden helpt om als organisatie te leren en te verbeteren

Meldingen zijn voor een organisatie een belangrijke bron van informatie om eventueel het beleid aan te passen. Door interne meldingen overstijgend te analyseren komen er soms trends naar voren. Bijvoorbeeld meldingen en oorzaken van incidenten die regelmatig voorkomen. Dit zorgt voor overkoepelend leren en voor verbeteringen op organisatieniveau. Dit vraagt wel dat zorgverleners alles intern melden, anders ontbreekt informatie.
 

Maatregelen nemen na meldingen 
Zorgverleners vertellen over een cliënt die regelmatig viel. Door dit te melden kwam dat goed in beeld. Hierdoor hebben ze maatregelen genomen om te voorkomen dat deze cliënt valt. 

Agressietraining of gedragscode na meldingen
Bij meerdere organisaties bleek uit meldingen dat er meer agressie-incidenten zijn van cliënten naar zorgverleners. De organisatie bood zorgverleners een agressietraining aan. Ook hoorden we dat een organisatie een gedragscode heeft opgesteld voor cliënten. 

Digitaal aftekensysteem medicatie
Meerdere zorgaanbieders zijn overgegaan op een digitaal aftekensysteem voor medicatie vanwege het grote aantal medicatie-incidenten. . 

De meeste zorgaanbieders zijn bekend met verplichtingen die er zijn rondom melden
De zorgaanbieders die we spraken kennen de regels rondom het melden van incidenten. Dit betekent dat ze weten dat ze moeten melden zowel intern als bij de inspectie. Ook dat ze een intern meldsysteem moeten hebben en moeten zorgen dat zorgverleners hiermee kunnen werken.

Informatie uit ons toezicht laat zien dat dit niet altijd geldt voor kleinere zorgaanbieders. In 2022 zijn vrijwel alle verplichte meldingen bij de inspectie afkomstig van grotere zorgaanbieders. In de rapporten van inspectiebezoeken is te zien dat een aantal kleinere zorgaanbieders niet weet dat ze moeten melden bij incidenten in de zorg. Dit geldt voor intern melden en melden bij de inspectie. 

Leidraad veilige zorgrelatie niet goed bekend
De Leidraad veilige zorgrelatie is niet goed bekend in de wijkverpleging. Dit geldt voor veel zorgaanbieders. De Leidraad heeft als doel om geweld in de zorgrelatie te voorkomen of op tijd aan te pakken. Het gaat om geweld van een zorgverlener richting de cliënt. Bij geweld kan het gaan om fysiek of verbaal geweld, maar ook om financieel misbruik. Als dit gebeurt, moet een zorgaanbieder dit melden bij de inspectie. Niet alle zorgaanbieders weten dat. Doordat veel zorgverleners ‘alleen werken’ (solistisch) kunnen cliënten extra kwetsbaar zijn. Het is belangrijk dat zorgverleners in de wijkverpleging zich hier bewust van zijn. En dat zij mogelijke signalen tijdig herkennen en oppakken.
 

Zorgverleners vertellen ons dat zij bij incidenten in de zorg een meldformulier moeten invullen. Wat ze precies moeten doen en hoe ze dat moeten doen, leren ze in de eigen organisatie. Dit gebeurt tijdens het inwerken. Zorgverleners leren vooral van elkaar. 

Andere zorgverleners vertellen dat iedereen die nieuw is in de organisatie een e-learning moet volgen die gaat over melden. Ook is er een handboek met informatie over melden dat voor iedereen in te zien is. 
 

Melden voelt niet zinvol als reactie uitblijft
Niet alle zorgaanbieders in de wijkverpleging maken goed gebruik van de informatie die zij hebben door eigen meldingen. Dit zorgt ervoor dat belangrijke informatie om te leren van incidenten niet voor iedereen beschikbaar is. Soms krijgen zorgverleners geen reactie op hun melding, lijkt er niets te veranderen of zijn verbeteringen niet zichtbaar voor zorgverleners. Dan voelt melden niet als zinvol.

Meldformulier invullen gebeurt niet altijd
De meeste zorgverleners weten dat ze intern moeten melden als er iets misgaat. Ze weten ook dat ze een meldformulier moeten invullen. Maar het gebeurt niet altijd. Zorgverleners vertellen dat zij wel altijd naar een oplossing voor de client zoeken. Als een probleem is opgelost, zien ze niet altijd meer de noodzaak om te melden. Dan zien zij melden als een administratieve last. Dat is een gemiste kans, want deze informatie komt dan niet terecht in het meldsysteem en hierdoor kan de organisatie er niets mee doen.  

Veiligheid in team belangrijk 
Doordat veel zorgverleners ‘alleen werken’ (solistisch) melden zorgverleners in de wijkverpleging minder snel. Zij hebben minder zicht op elkaar en spreken elkaar minder snel aan. De veiligheid in een team is van invloed of zorgverleners elkaar aan durven spreken en durven te melden. 
 

Niet weten of er iets met je melding gebeurt   
Zorgverleners die we spraken vertellen dat het regelmatig voorkomt dat ze niets terug horen van de interne meldingen die ze doen. Dan weten ze niet of er iets met hun melding gebeurt. Het gevolg is dat ze de volgende keer minder snel melden. Het heeft voor hun gevoel toch geen zin.

Niet melden want probleem is opgelost
Een zorgverlener vertelt over een veel voorkomende medicatiefout: het niet aftekenen van medicatie. Als ze dat tegenkomt neemt ze meteen actie. Dan belt ze de betrokken collega om te vragen of de medicatie wel of niet is gegeven. Zo nodig belt ze de huisarts. Meestal zijn er geen ernstige gevolgen. Van intern melden komt het dan niet meer. Het voelt niet meer als zinvol. Het probleem is opgelost. Maar door het niet melden, ontbreekt belangrijke informatie voor de zorgaanbieder. 

Niet melden bij agressie 
Zorgverleners vertellen steeds meer te maken te hebben met agressie-incidenten. Vaak gebeurt dit door cliënten met dementie. Meerdere zorgverleners vertellen dat ze dit niet intern melden. Het hoort voor hun gevoel bij het ziektebeeld van de cliënt. Dan nemen ze het agressieve gedrag van een cliënt voor lief, terwijl agressie tegen zorgverleners altijd onaanvaardbaar is. 
 

We onderzochten onze eigen toezichtinformatie uit 2022 over de wijkverpleging. Het gaat om 30 rapporten van inspectiebezoeken en 168 meldingen. Daarnaast brachten we aangekondigde bezoeken bij 12 zorgaanbieders in de wijkverpleging van verschillende groottes. We voerden in iedere organisatie een gesprek met het management en met zorgverleners.

Als het gaat om meldingen bedoelen we verplichte meldingen, andere meldingen en interne meldingen.

We spreken in dit verslag over kleinere (tot 250 cliënten) en grotere (meer dan 250 cliënten) zorgaanbieders.